Bijlage(n) toevoegen bij het mailen van offerte/factuur
Het toevoegen van voor- en na foto’s, een tekening, de algemene voorwaarden of eventuele andere documenten is nu mogelijk bij het versturen van een mail. Op die manier kan je naast het versturen van de desbetreffende offerte/factuur de offerte net wat meer kracht bijzetten, de voorwaarden netjes gecommuniceerd hebben of het resultaat nog eens mooi op beeld laten zien via één mail. Het is mogelijk om meerdere bestanden in een mail te sturen. Hou hier wel rekening met het feit dat de gewenste bestanden in dezelfde map zijn verzameld op jouw computer! Maak dus een klantmapje aan waar alle bestanden makkelijk te selecteren zijn (zie voorbeeld hieronder). Je kan bestanden eventueel selecteren door ‘Ctrl’ op je toetsenbord in te drukken en met je muis op de gewenste bestanden te klikken.
Het resultaat in de mailbox (in dit geval Gmail) van de klant:
Herinneringen mailen bij facturen
Een klant is te laat met betalen. Dat kan gebeuren natuurlijk, echter heb je dit liever niet te vaak. Om het overzicht te bewaren en om je welverdiende centen alsnog te incasseren kun je de klant er even aan herinneren dat de factuur nog niet betaald is. Stuur gemakkelijk een factuurherinnering, of doe dit zelfs twee of drie keer vanuit simpul. Een herinnering sturen doe je op dezelfde manier als het mailen van een factuur, al zit er één klein verschil in. Je dient het juiste factuurtype te gebruiken:Kies je voor , dan zal er een normale factuur verstuurd worden;Kies je voor , dan zal er een factuurherinnering verstuurd worden;Kies je voor , dan zal er een tweede factuurherinnering verstuurd worden;Kies je voor , dan zal er een derde factuurherinnering verstuurd worden.Mocht het zo zijn dat je de factuur al gemaild hebt vanuit simpul. Dan zal je de volgende keer, als je de factuur als herinnering wil mailen, het factuurtype dus op ‘Herinnering 1’ moeten zetten. Heb je ‘Herinnering 1’ verstuurd en een x aantal dagen later wil je opnieuw een herinnering sturen, dan zal het factuurtype automatisch staan op ‘Herinnering 2’. Na ‘Herinnering 2’ staat het automatisch op ‘Herinnering 3’ als je nogmaals een herinnering wil versturen. Zie onderstaande video voor hoe dit in de praktijk zal gaan.
Creditfacturen mailen
Een factuur crediteren is een optie in simpul als je een factuur op de verkeerde manier of met de verkeerde producten/prijzen de deur uit hebt gestuurd. Je hebt dan de mogelijkheid om te drukken op , daarna op en vervolgens op om de creditfactuur een factuurnummer te geven. Als deze handelingen zijn gedaan is het vanaf heden mogelijk om de creditfactuur te mailen naar je klant door te drukken op . Zo maak je het bijvoorbeeld mogelijk voor jouw klant om deze creditfactuur ook in zijn of haar boekhouding te verwerken.
Zoekveld bij projectplanning en afgeronde projecten niet zichtbaar
We hebben ervoor gezorgd dat je een project makkelijker kan vinden in het lijstje van . Projecten kunnen nu gemakkelijk via het zoekveld gevonden worden als je een deel van de klant- of projectnaam invoert.
Daarnaast waren projecten die de status ‘Afgerond’, ‘Vervallen’, ‘Gesloten’ of ‘Archief’ hadden ook nog steeds zichtbaar in het lijstje bij toe te voegen projecten als ze niet ingepland zijn geweest. Dit is niet meer het geval. Deze projecten zullen zich dus niet meer tonen in het lijstje voor de projectplanning. Oftewel, een correcte en schone lijst waar je nog sneller overzicht mee kan creëren.
Factuurnummers bij losse facturen duidelijker zichtbaar
Bij het maken van een losse factuur en het versturen per mail van deze factuur werden het onderwerp en pdf-bestand automatisch en standaard ‘Factuur’ genoemd. We hebben ervoor gezorgd dat het factuurnummer nu ook automatisch in de titel van de mail en de naam van het pdf-bestand komt te staan. Uiteraard kunnen de titels nog handmatig aangepast worden waar nodig!
Vóór de wijziging:
Na de wijziging:
Mailen vanuit eigen (persoonlijke) subdomeinnaam
Voorheen stuurde je een mail vanuit simpul met het e-mailadres no-reply@simpul.nl. Nu niet meer! We hebben ervoor gezorgd dat de mailing iets representatiever de deur uitgaat. We hebben het subdomein die voor jou is aangemaakt voor @simpul.nl verwerkt als je een mail de deur uit stuurt vanuit ons systeem. Voorbeeld: Op internet ga je normaal gesproken naar jouw eigen simpul-omgeving, bijvoorbeeld: hoveniersbedrijfmaas.simpul.nl. Daar log je in met jouw eigen account. Als je nu gaat mailen vanuit dat account zal de mailing verstuurd worden namen hoveniersbedrijfmaas@simpul.nl. Dit mailadres is dan weer gekoppeld aan jouw eigen mailbox achter de schermen. Als de klant dus reageert op die mail komt het netjes in jouw eigen info@- of administratie@ etc. binnen.
EXTRA: Meldingen van updates in simpul
Hopelijk is het je al opgevallen dat er veel nieuwe ontwikkelingen plaatsvinden in en rondom simpul. De -knop staat met regelmaat te knipperen. Deze knippert als er weer een nieuw artikel met updates is geschreven. Het is belangrijk dat deze updates helder zijn en goed onder de aandacht aankomen bij onze klanten. Om er nog iets beter voor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet zorgen we er voortaan voor dat er een melding naar jouw persoonlijke omgeving sturen. Hoe ziet die melding er dan uit? Hierbij het voorbeeld:
Mijn naam, e-mail en site opslaan in deze browser voor de volgende keer wanneer ik een reactie plaats.
