Facturen Facturen mailen vanuit simpul Geschatte leestijd: 4 minuten 1384 views Het is mogelijk om facturen direct vanuit simpul naar de klant te mailen. Een factuur kan enkel verstuurd worden indien het, na het opstellen van een proforma factuur, is gemarkeerd is als definitief door te drukken op . Hoe mail ik een factuur? Open de factuur die je wil gaan mailen; (Hier kom je via de relatie of via het project. Mocht je de factuur al als concept hebben aangemaakt, dan kun je er ook via facturen naartoe gaan) Klik boven in de groene balk op ; (Indien je dit nog niet had gedaan, anders heb je deze mogelijkheid niet meer en kun je direct door naar stap 3) Klik boven in de groene balk op ; Selecteer bij ontvanger het juiste mailadres waar je het naar toe wilt sturen; (De emailadressen worden vanuit je relatiegegevens en/of gegevens van de contactpersonen gehaald) Vul eventueel de +CC in, hiermee kun je een kopie sturen aan andere ontvangers; (LET OP: de emailadres(sen) zullen voor alle ontvangers zichtbaar zijn) Controleer de gegevens van de Verzender; (Deze worden gevuld met de informatie vanuit het bedrijfsprofiel) Vul eventueel een mailadres bij “Kopie aan” (BCC) in;(LET OP: de emailadres(sen) zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers) Pas eventueel het onderwerp aan; (Standaard wordt deze gevuld met “Factuur – “factuurnr” – ”naam van offerte”) Kies een email tekst, pas het eventueel aan of vul een eigen tekst in; (LET OP: jouw eigen bedrijfsnaam wordt automatisch toegevoegd in de tekst na het verzenden van de mail) Pas eventueel de bijlage naam aan indien gewenst; (Standaard zal de naam “factuur-“factuurnr”-“naam van offerte”.pdf worden) Kies een sjabloon waarmee je de factuur-pdf wil versturen; Klik op “Verzenden”. Hoe maak ik standaard emailteksten aan? Om emailteksten aan te maken dien je links in het menu te gaan naar . Kies vervolgens het tabblad “E-mailteksten” en druk boven in de groene balk op om een nieuwe tekst aan te maken voor een calculatie of factuur. Ook kun je een bestaande tekst wijzigen door te drukken op . Bij het aanmaken van een nieuwe tekst of het wijzigen van een bestaande tekst heb je de mogelijkheid om een specifieke tekst te markeren als “standaard” (). Hierdoor zal deze tekst altijd als eerste getoond worden zodra je een offerte of factuur wil gaan mailen. Hoe bekijk ik de gegevens van de verzonden mail(s)? Ga naar ; Open het project waarvan je de verzonden mailgegevens van de factuur wil zien; Klik op het groene envelopje die achter het bedrag van de betreffende factuur staat; (Mocht dit envelopje grijs zijn dan heb je nog geen mail verzonden en zal je naar het mailoverzicht worden gebracht) Klik weer op het groene envelopje die je in het pop-up scherm ziet om de verzonden tekst zichtbaar te maken; Klik rechtsboven in het pop-up scherm op het kruisje om het venster te sluiten. Extra mailfuncties: Bij het verzenden van een offerte is het mogelijk om een eenmalig nieuw emailadres in te voegen. Typ in het veld “E-mailadres” een nieuw email, druk op enter en hij wordt hierheen verzonden! Voorheen werd het bedrijfslogo bovenaan de mail getoond. Vanaf nu komt het logo onderaan de handtekening te staan. Het automatisch vullen van het “kopie aan” bij het versturen van een offerte/factuur kan worden ingesteld. Ga naar je naam rechtsboven in de hoek –> –> vul de velden “Offerte BCC” en “Factuur BCC” in (zie foto hieronder). Indien je nu een factuur/offerte verzend wordt de mail automatisch en achter de schermen verstuurd naar het ingevoerde emailadres. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld gebruikt wordt gemaakt van een scan en herken functie in de boekhouding. We raden aan om het emailadres van de boekhouding als invoer te hanteren.
